Deducir bien los gastos es la forma más sencilla y legal de pagar menos impuestos como autónomo. Pero "es deducible" tiene condiciones, y Hacienda las revisa. En esta guía tienes qué gastos se pueden deducir, cuáles no y los requisitos para que no te los rechacen.
Los cuatro requisitos de cualquier gasto
- Estar relacionado con tu actividad. Tiene que servir para ganar tus ingresos. Un ordenador para trabajar sí; la televisión del salón, no.
- Tener factura a tu nombre. Con tu NIF y tus datos. Para deducir el IVA necesitas una factura completa; un ticket normal (factura simplificada) no sirve para el IVA salvo que lleve tus datos y el IVA desglosado.
- Estar apuntado en tu libro de gastos.
- Ser del año en que lo deduces. Cuenta cuándo se produce el gasto, no cuándo lo pagas.
Gastos que puedes deducir
La cuota de autónomos
Lo que pagas cada mes a la Seguridad Social es gasto deducible en el IRPF. Es uno de los más importantes y a veces se olvida.
Local, suministros y trabajo en casa
El alquiler del local, su luz, agua, teléfono e internet son deducibles. Si trabajas desde casa, de los suministros (luz, agua, gas, teléfono e internet) puedes deducir el 30 % de la parte proporcional a los metros que usas para trabajar. Calcúlalo con la calculadora de gastos por trabajar en casa.
Material, mercancías y servicios
- Materiales, mercancías y material de oficina.
- Programas y suscripciones: software, almacenamiento en la nube, herramientas de diseño…
- Gestoría, asesoría y abogados.
- Publicidad: tu web, dominio, anuncios, tarjetas, redes sociales.
- Cursos y formación relacionados con tu actividad.
- Cuotas de colegios profesionales y asociaciones.
- Comisiones bancarias de la cuenta de la actividad.
Ordenadores, maquinaria y otros bienes que duran años
Lo que compras para usar varios años no se deduce de golpe: se reparte con la amortización. Pero si cada bien cuesta 300 € o menos, puedes deducirlo entero el mismo año, con un máximo de 25.000 € al año en esos bienes.
Seguros
- Seguros de la actividad: responsabilidad civil, del local, de los equipos.
- Seguro de salud: hasta 500 € al año por ti, tu pareja y tus hijos menores de 25 años que vivan contigo (1.500 € por persona con discapacidad).
Comidas y viajes de trabajo (dietas)
Puedes deducir comidas cuando estás fuera de tu municipio por trabajo, con tres condiciones: que sean en un restaurante o similar, que las pagues con tarjeta u otro medio electrónico y que no superes estos límites al día:
| En España | En el extranjero | |
|---|---|---|
| Sin dormir fuera | 26,67 € | 48,08 € |
| Durmiendo fuera | 53,34 € | 91,35 € |
El alojamiento y el transporte del viaje se deducen aparte, con su factura.
Gastos de difícil justificación
En estimación directa simplificada, Hacienda te deja deducir automáticamente un 5 % de tu rendimiento, con un máximo de 2.000 € al año, por gastos pequeños que no puedes justificar. No tienes que hacer nada: se calcula en la renta. Nuestras calculadoras ya lo tienen en cuenta.
El coche: el gasto más polémico
- En el IVA, Hacienda supone que usas el coche un 50 % para trabajar, así que normalmente puedes deducir la mitad del IVA de su compra, gasolina, reparaciones y seguro.
- En el IRPF solo es deducible si el coche se usa exclusivamente para la actividad. Si también lo usas para ir al súper o de vacaciones, no. Hay excepciones, como los representantes comerciales, los transportistas o las autoescuelas.
Si dudas, consúltalo con tu asesor: es una de las deducciones que más revisa Hacienda.
Gastos que no puedes deducir
- Multas y sanciones, incluidos los recargos por presentar tarde.
- El propio IRPF que pagas.
- Ropa normal, aunque la uses para trabajar (sí la ropa de trabajo específica o el uniforme).
- Comidas en tu ciudad o con amigos, y regalos personales.
- Gastos de tu vida personal o familiar, aunque estén a tu nombre.
Deducible no significa gratis
Un gasto deducible te ahorra el IVA (si lo recuperas) y una parte del IRPF y, a veces, de la cuota. Pero el resto lo pagas tú. Un ordenador de 1.000 € puede costarte de verdad 500 o 600 €. Calcúlalo con la calculadora del coste real de un gasto antes de comprar algo "porque desgrava".
Consejos para no tener problemas
- Pide siempre factura con tus datos, también en compras pequeñas.
- Paga los gastos de la actividad desde una cuenta y una tarjeta solo para ella.
- Guarda las facturas al menos 4 años (Hacienda puede revisar ese plazo), mejor en digital.
- Apunta cada gasto el mismo mes. En los trimestres lo agradecerás.
Esta guía resume la normativa del IRPF y del IVA para autónomos en estimación directa. Cada caso puede tener matices: confirma los gastos dudosos con tu asesor.
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